W spedycji pieniądze uciekają po rozładunku
Zlecenie jest wykonane, towar dojechał, klient zadowolony. A potem zaczyna się papierologia. Przewoźnik przysyła fakturę mailem, oryginał CMR pocztą, czasem dwa razy tę samą fakturę z innego adresu. Ktoś musi sprawdzić, czy kwota zgadza się ze zleceniem, czy doszły dokumenty, czy nie było dopłat za postój, i dopiero wtedy puścić płatność.
Przy setkach zleceń miesięcznie robi to kilka osób w dziale rozliczeń. Błędy kosztują podwójnie: zapłacona dwa razy faktura podwykonawcy albo przegapione skonto przy szybkiej płatności to pieniądze, których nikt nie zauważa w wyniku.
Faktury podwykonawców dopasowane do zleceń
Automat odbiera faktury przewoźników z KSeF, maila i skanów. Dla każdej znajduje zlecenie w TMS po numerze, trasie, dacie i numerze rejestracyjnym, nawet jeśli przewoźnik wpisał numer zlecenia w innym miejscu albo z błędem. Porównuje stawkę, walutę i dopłaty. Sprawdza, czy są dokumenty przewozowe.
- faktura zgodna ze zleceniem i z kompletem dokumentów: do zatwierdzenia,
- różnica w kwocie albo brak CMR: na listę do wyjaśnienia ze spedytorem,
- ta sama faktura drugi raz: zatrzymana jako duplikat,
- możliwe skonto: oznaczone, żeby płatność wyszła na czas.
Przelewy automat przygotowuje w paczce. Wychodzą dopiero po zatwierdzeniu przez człowieka.
Paliwo, e-TOLL i opłaty drogowe bez ręcznego Excela
Dla firm z własną flotą osobnym tematem są rozliczenia kosztów drogi. Faktury z kart paliwowych, opłaty e-TOLL i myto zagraniczne przychodzą zbiorczo, w różnych formatach. Automat rozbija je na pojazdy i trasy, łączy z kursami z TMS lub telematyki i pokazuje odchylenia: tankowanie poza trasą, zużycie wyższe niż zwykle, opłaty bez przypisanego kursu.
Dzięki temu automatyzacja spedycji i transportu daje też wiedzę, którą dziś trzeba było składać ręcznie: ile naprawdę kosztował dany kurs i czy był na nim zarobek.
Reklamacje, szkody i windykacja klientów
Reklamacje transportowe ciągną się miesiącami, bo dokumenty są rozproszone: protokół szkody, zdjęcia, CMR z uwagami, korespondencja z przewoźnikiem i ubezpieczycielem. Automat zbiera to w jedną teczkę sprawy, pilnuje terminów i przygotowuje pisma do zatwierdzenia.
Po stronie klientów automat wystawia faktury za wykonane zlecenia, dołącza dokumenty, których klient wymaga, i przypomina o płatnościach po terminie. Kapitał obrotowy w spedycji jest zwykle zamrożony między płatnością dla przewoźnika a wpływem od klienta. Każdy dzień krócej po stronie należności to realne pieniądze.
Automatyzacja spedycji krok po kroku
Kolejność ustalamy po audycie, ale w większości firm spedycyjnych pierwszym procesem jest faktura przewoźnika. Jest jej najwięcej, błędy kosztują najwięcej, a wynik łatwo zmierzyć: odsetek faktur dopasowanych do zlecenia bez udziału człowieka i liczba zatrzymanych duplikatów.
- Etap 1: faktury podwykonawców, dokumenty przewozowe i paczki przelewów.
- Etap 2: faktury dla klientów, należności i reklamacje.
- Etap 3: paliwo, e-TOLL i rentowność kursów w kokpicie zarządu.
Spedytorzy nie zmieniają sposobu pracy w TMS. Zmienia się tylko to, że po rozładunku nikt już nie przepisuje papierów.
Jak liczymy oszczędność i od czego zaczynamy
Liczymy na Twoich danych: liczba faktur podwykonawców i zleceń miesięcznie, czas obsługi jednej sztuki, liczba osób w rozliczeniach i koszt ich etatów. Do tego wykryte podwójne płatności, przegapione skonta i dni należności. Mechanizm jest prosty: etaty przepisywania razy koszt etatu plus pieniądze odzyskane z błędów.
Audyt automatyzacji trwa dwa tygodnie, ma stałą cenę i gwarancję zwrotu. Pilot to 90 dni na jednym procesie, najczęściej fakturze przewoźnika od maila do przelewu, z połową wynagrodzenia po osiągnięciu miernika. Potem kolejne procesy, rozliczane częściowo od zmierzonych oszczędności.
Nie wymieniamy TMS ani systemu księgowego. Dokładamy warstwę, która z nimi pracuje. Dane zostają w Unii, zgodnie z RODO i AI Act, a kod zostaje u Ciebie. Najpierw zrobiliśmy to we własnej grupie firm handlowo-usługowych. Automatyzację spedycji budujemy z tych samych, sprawdzonych elementów.