Recepcja, która tonie w dokumentach
Recepcjonista ma witać gości, a w praktyce wystawia faktury do paragonów, poprawia dane nabywcy, odpisuje na maile o parking i późne zameldowanie, przepisuje rezerwacje i sprawdza, czy zaliczka wpłynęła. Księgowość na koniec miesiąca próbuje uzgodnić, co gość zapłacił, co pobrał kanał rezerwacyjny, jaką prowizję potrącił i co wpłynęło na konto.
W hotelu z restauracją i salami konferencyjnymi dochodzą faktury od dziesiątek dostawców żywności i napojów, rozliczenia eventów i grup. Przy tym wszystkim pracuje kilka osób, a błędy wychodzą miesiące później.
Faktury i paragony za pobyt wystawiane same
Automat bierze dane z PMS: rezerwację, usługi, płatności i dane nabywcy. Gdy gość prosi o fakturę, automat ją przygotowuje z prawidłowym NIP-em, sprawdzonym w rejestrze, i z właściwym powiązaniem z paragonem. Fakturę dla firmy wysyła do KSeF i mailem do gościa. Faktury zaliczkowe za grupy i eventy powstają z umowy, a końcowe rozliczają zaliczki bez ręcznego liczenia.
- faktury do paragonów z kontrolą NIP,
- zaliczki za grupy, wesela i konferencje rozliczone z fakturą końcową,
- korekty po zmianie rezerwacji,
- dokumenty od razu w systemie księgowym z dekretem.
Rozliczenia z Booking i Expedią bez ręcznego sprawdzania
Kanały rezerwacyjne pobierają prowizje, czasem płacą kartą wirtualną, czasem przelewem zbiorczym, a anulacje i no-show komplikują wszystko. Automat paruje każdą rezerwację z OTA z pobytem w PMS, płatnością i fakturą prowizyjną kanału. Pokazuje różnice: prowizja naliczona od anulowanej rezerwacji, karta wirtualna, której nikt nie obciążył, wypłata niższa niż suma rezerwacji.
Księgowość dostaje uzgodnione rozliczenie każdego kanału, a hotel odzyskuje pieniądze, o które wcześniej nikt się nie upominał. Automatyzacja hotelu w tej części płaci się najszybciej, bo pokazuje kwoty, które dziś po prostu znikają.
Zapytania gości, oferty i opinie
Dużą część maili do hotelu stanowią te same pytania: dojazd, parking, zwierzęta, dostępność terminu, cena dla grupy. Automat odpowiada na nie od razu, w języku gościa, korzystając z aktualnych danych z PMS i cennika. Zapytania o grupy i wydarzenia zamienia w szkic oferty do zatwierdzenia przez dział sprzedaży.
Automat może też przygotowywać odpowiedzi na opinie gości w portalach. Publikuje je człowiek. Gość, który pisze o 23:00, dostaje odpowiedź od razu, a nie rano.
Automatyzacja hotelu krok po kroku
W hotelu pierwszy proces zwykle wybiera się sam: rozliczenia z kanałami rezerwacyjnymi albo faktury za pobyt, zależnie od tego, gdzie audyt pokaże więcej pieniędzy i godzin. Miernik jest konkretny: odsetek rezerwacji z OTA uzgodnionych bez ręcznej pracy, kwota odzyskanych prowizji, czas recepcji spędzony na dokumentach.
- Etap 1: rozliczenia z Booking i Expedią oraz faktury do paragonów.
- Etap 2: zaliczki za grupy i wydarzenia, odpowiedzi na zapytania gości.
- Etap 3: faktury dostawców gastronomii, food cost i poranny raport.
Recepcja pracuje w PMS tak jak dotąd. Znika tylko przepisywanie.
Gastronomia, koszty i jak zaczynamy
W restauracji hotelowej automat wprowadza faktury dostawców, pilnuje zmian cen produktów i pokazuje, które pozycje menu tracą marżę. Kierownik kuchni widzi to w tym samym tygodniu, a nie przy rocznym bilansie.
Oszczędność liczymy na Twoich danych: liczba faktur, maili i rezerwacji z kanałów, czas obsługi jednej sprawy, etaty na recepcji i w księgowości razy ich koszt, plus pieniądze nieodzyskane od OTA. Zaczynamy od audytu automatyzacji: dwa tygodnie, stała cena, gwarancja zwrotu. Potem pilot jednego procesu przez 90 dni, z połową wynagrodzenia po mierniku, i rozwinięcie rozliczane częściowo od zmierzonych oszczędności.
Nie wymieniamy PMS, channel managera ani systemu księgowego. Automat proponuje, człowiek zatwierdza, a przelewy nie wychodzą same. Dane gości zostają w Unii, zgodnie z RODO i AI Act, kod zostaje u Ciebie. Najpierw zrobiliśmy to we własnej grupie firm handlowo-usługowych. Automatyzację hotelu znamy z codziennej pracy recepcji.