Hala jest zautomatyzowana, biuro nie
Wiele polskich firm produkcyjnych zainwestowało w maszyny, a biuro pracuje tak samo jak piętnaście lat temu. Zapytanie od klienta przychodzi mailem z rysunkiem, ktoś liczy cenę w arkuszu, oferta wychodzi po kilku dniach. Zamówienie trzeba przepisać do ERP. Zakupy materiałów robi się, gdy magazyn zgłosi brak. Faktury dostawców ktoś paruje z przyjęciami.
W firmie rodzinnej dochodzi jeszcze jedno: wiele decyzji zna tylko właściciel. Jaki rabat dla którego klienta, u kogo kupić stal, kiedy zgodzić się na krótszy termin. Gdy właściciel jest na urlopie, firma zwalnia.
Od zapytania ofertowego do zamówienia w ERP
Automat czyta zapytania od klientów: treść maila, załączone specyfikacje, rysunki i arkusze. Wyciąga materiał, wymiary, ilości i terminy. Na podstawie historii podobnych zleceń i aktualnych cen materiałów przygotowuje szkic kalkulacji i oferty. Handlowiec lub technolog sprawdza i wysyła.
Gdy klient potwierdzi, zamówienie trafia do ERP bez przepisywania, z właściwymi indeksami, terminem i warunkami płatności. Klient dostaje potwierdzenie szybko, a planista widzi zlecenie od razu.
- zapytania z maila i załączników uporządkowane w jednym miejscu,
- szkic kalkulacji z historii podobnych zleceń,
- zamówienia klientów w ERP bez ręcznego wpisywania,
- potwierdzenia i zmiany terminów wysyłane do klienta.
Zakupy i stany magazynowe pod kontrolą
Automat liczy zapotrzebowanie na materiały z zamówień klientów, norm zużycia i stanów, a potem proponuje zamówienia do dostawców. Porównuje oferty i pokazuje zmiany cen. Kupiec dostaje gotową listę z uzasadnieniem i decyduje.
Faktury dostawców z KSeF i maila automat dopasowuje do zamówień i przyjęć magazynowych, sprawdza ceny i ilości i zakłada dokument w ERP z dekretem. Rozbieżności idą do wyjaśnienia. Mniej materiału zamrożonego w magazynie, mniej przestojów, bo czegoś zabrakło. To właśnie codzienna automatyzacja procesów w firmie produkcyjnej: mniej spektakularna niż robot, ale szybciej się zwraca.
Decyzje właściciela zamienione w reguły
To część, której nie da się kupić w pudełku. W trakcie wdrożenia zapisujemy, jak właściciel podejmuje powtarzalne decyzje: rabaty, warunki płatności dla nowych klientów, wybór dostawcy, akceptacja kosztów. Automat stosuje te reguły na co dzień, a sprawy nietypowe przekazuje dalej. Każda decyzja ma ślad w dzienniku.
Właściciel dostaje jeden poranny raport: co automaty zrobiły, czego nie były pewne, gdzie są pieniądze w należnościach i zapasach. Firma przestaje zależeć od jednej osoby. Łatwiej ją przekazać następcy albo przygotować do sprzedaży, bo procesy są opisane i działają.
Automatyzacja procesów w firmie produkcyjnej krok po kroku
Nie wdrażamy wszystkiego naraz. Audyt pokazuje, który proces zjada najwięcej czasu i pieniędzy, i od niego zaczynamy. W firmach produkcyjnych to najczęściej ofertowanie albo zamówienia klientów. Miernik ustalamy przed startem: czas od zapytania do oferty, odsetek zamówień w ERP bez poprawek, liczba godzin w biurze.
- Etap 1: zapytania, kalkulacje i zamówienia klientów.
- Etap 2: zakupy materiałów, faktury dostawców i stany.
- Etap 3: reguły właściciela, należności i poranny raport.
Planista, kupiec i handlowiec pracują w swoich systemach jak dotąd. Automat robi za nich przepisywanie.
Jak liczymy oszczędność i od czego zaczynamy
Liczymy na Twoich danych: liczba zapytań, zamówień i faktur, czas obsługi jednej sztuki, etaty w biurze razy ich koszt. Do tego czas od zapytania do oferty, zapas, który nie rotuje, i należności po terminie. Mechanizm: etaty przepisywania razy koszt etatu plus koszt kapitału zamrożonego w magazynie.
Audyt automatyzacji: dwa tygodnie, stała cena, gwarancja zwrotu. Pilot: 90 dni na jednym procesie, z połową wynagrodzenia po osiągnięciu miernika. Rozwinięcie: kolejne procesy, rozliczane częściowo od zmierzonych oszczędności.
Nie wymieniamy ERP ani systemów produkcyjnych. Dokładamy warstwę nad nimi. Automat proponuje, człowiek zatwierdza, przelewy nie wychodzą same. Dane w Unii, zgodnie z RODO i AI Act, kod zostaje u Ciebie. Najpierw zrobiliśmy to we własnej grupie firm handlowo-usługowych, a automatyzację procesów w firmie produkcyjnej budujemy z tych samych elementów.