Biuro rachunkowe rośnie liczbą ludzi, nie wydajnością
Każdy nowy klient biura to kolejne setki dokumentów miesięcznie. Księgowe wprowadzają faktury, dopasowują wyciągi, przypominają klientom o brakach i w ostatnich dniach przed terminem JPK pracują po godzinach. Znalezienie doświadczonej księgowej jest trudne, a jej czas idzie głównie na powtarzalne czynności.
KSeF zmienił źródło dokumentów, ale nie zmienił pracy. Faktura przychodzi w strukturze, a ktoś i tak musi zdecydować, na jakie konto ją zaksięgować, do jakiego kosztu przypisać, czy VAT jest do odliczenia i czy klient w ogóle ją zaakceptował.
Dekretacja z KSeF i maila według wzorców
Automat pobiera dokumenty z KSeF, ze skrzynek mailowych i ze skanów. Dla każdego klienta biura uczy się z jego historii: ten dostawca to paliwo na samochód osobowy z ograniczonym odliczeniem, tamten to usługa IT na koszty ogólne, ta faktura dotyczy środka trwałego. Na tej podstawie proponuje dekret, rejestr VAT i opis.
Księgowa widzi listę dokumentów z oceną pewności. Te z wysoką pewnością zatwierdza seryjnie. Te, przy których automat się waha, ogląda dokładnie. Każda jej poprawka staje się nowym wzorcem. Po kilku miesiącach przy jednym kliencie zostaje jej głównie kontrola.
- pobieranie faktur z KSeF dla wielu NIP-ów naraz,
- propozycja dekretu i rejestru VAT na podstawie historii klienta,
- wykrywanie duplikatów, korekt i faktur do nieodliczania,
- dopasowanie wyciągów bankowych do rozrachunków.
Kontrola miesiąca zamiast klikania każdego dokumentu
Najwięcej czasu w biurze nie zjada wpisywanie, tylko szukanie: czego brakuje, co się nie zgadza, dlaczego saldo nie wychodzi. Automat co noc przegląda księgi każdego klienta i przygotowuje listę rzeczy do wyjaśnienia: brakujące faktury do płatności z wyciągu, nierozliczone rozrachunki, dokumenty bez dekretu, odchylenia od poprzednich miesięcy.
Księgowa rano otwiera kokpit i widzi, które firmy są gotowe do zamknięcia, a gdzie trzeba zadzwonić do klienta. Prośby o brakujące dokumenty automat może przygotować za nią, w tonie biura. Wysyła je dopiero, gdy ona zatwierdzi.
Więcej klientów na księgową, ta sama jakość
Celem automatyzacji biura rachunkowego nie jest zwalnianie ludzi. Chodzi o to, żeby te same osoby obsługiwały więcej firm albo te same firmy w krótszym czasie i bez nadgodzin w tygodniu JPK. Przy rynku, na którym brakuje księgowych, to najprostsza droga do wzrostu biura.
Oszczędność liczymy jako mechanizm: liczba dokumentów miesięcznie razy czas wprowadzenia jednego, przeliczona na etaty i ich koszt. Do tego dochodzi czas zamknięcia miesiąca i liczba poprawek po terminie. Wynik zależy od Twojego portfela klientów, dlatego liczymy go w audycie, a nie obiecujemy z góry.
Automatyzacja biura rachunkowego krok po kroku
Biuro nie musi przestawiać wszystkich klientów naraz. Pilot robimy na kilku firmach o dużej liczbie powtarzalnych dokumentów, bo tam automat najszybciej uczy się wzorców. Miernikiem jest odsetek dokumentów zatwierdzonych bez poprawki i czas zamknięcia miesiąca u tych klientów.
- Etap 1: pobieranie z KSeF i propozycja dekretu dla wybranych klientów.
- Etap 2: wyciągi bankowe, rozrachunki i lista braków.
- Etap 3: kolejni klienci, kokpit gotowości do zamknięcia i prośby o dokumenty.
Księgowe od początku pracują z automatem i to one decydują, kiedy dany klient jest gotowy do pełnej obsługi w nowym trybie. Bez ich zaufania automatyzacja biura rachunkowego nie ma sensu.
Bezpieczeństwo danych klientów i jak zaczynamy
Biuro rachunkowe przetwarza dane wielu firm, więc dla nas to podstawa, a nie dodatek. Automaty działają na Twoim serwerze albo na dedykowanej maszynie w Unii. Modele pracują przez API bez uczenia się na Twoich danych. Podpisujemy umowę powierzenia, działamy zgodnie z RODO i unijnym aktem o AI. Kod zostaje u Ciebie.
Nie wymieniamy programu księgowego. Pracujemy na systemie, który biuro już ma, i dokładamy warstwę, która wprowadza w nim dokumenty. Zaczynamy od audytu automatyzacji: dwa tygodnie, stała cena, gwarancja zwrotu, jeśli nie znajdziemy oszczędności. Potem pilot na kilku klientach biura przez 90 dni, z połową wynagrodzenia po osiągnięciu miernika. Najpierw zrobiliśmy to we własnej grupie firm handlowo-usługowych, gdzie automaty codziennie dekretują dokumenty kilku spółek.