Po co audyt automatyzacji procesów
Większość firm wie, że ludzie za dużo przepisują. Rzadko wie, ile to kosztuje i od czego zacząć. Bez tej wiedzy wdrożenie AI zaczyna się od narzędzia, które ktoś polecił, a nie od procesu, który zwróci się najszybciej.
Audyt automatyzacji procesów odpowiada na trzy pytania: ile godzin i pieniędzy pochłania praca z dokumentami, które procesy da się zautomatyzować bezpiecznie, i jaki będzie zwrot z każdego z nich.
Audyt nie jest prezentacją możliwości sztucznej inteligencji. To pomiar. Każda kwota w raporcie ma źródło w Twoich danych albo w rozmowie z osobą, która dany proces prowadzi. Jeśli czegoś nie da się policzyć, piszemy to wprost.
Jak wygląda audyt automatyzacji procesów
- Dostęp do danych tylko do odczytu. Patrzymy na ERP, skrzynki z fakturami i zamówieniami, wyciągi. Niczego nie zmieniamy.
- Kilka rozmów. Z właścicielem, główną księgową, szefem obsługi klienta lub logistyki. Krótko i konkretnie.
- Pomiar. Liczymy dokumenty, czas ich obsługi, opóźnienia, błędy, przegapione skonta, długość zamknięcia miesiąca.
- Raport. Mapa miejsc, w których uciekają pieniądze, z kwotami. Do tego trzy procesy do pilotażu, każdy z policzonym zwrotem i miernikiem.
Całość trwa dwa tygodnie.
Po stronie firmy audyt zajmuje niewiele czasu. Zwykle są to trzy lub cztery rozmowy po godzinie oraz jedna osoba, która udzieli dostępu do systemów i odpowie na pytania. Nie zatrzymujemy bieżącej pracy działów.
Co dostajesz po audycie
Dostajesz dokument, z którym możesz pracować niezależnie od nas. Obejmuje listę procesów z kosztem rocznym, ocenę, co nadaje się do automatyzacji, a co nie, oraz kolejność wdrażania. Przy każdym procesie opisujemy ryzyka: gdzie automat musi oddać decyzję człowiekowi i jakie dane są potrzebne.
Koszty liczymy uczciwie. Pełny koszt etatu biurowego w Polsce szacuje się na 110–170 tys. zł rocznie, ale w raporcie używamy Twoich liczb, nie widełek.
Typowe obszary, które sprawdzamy, to obieg faktur kosztowych, rozliczenia bankowe, zamknięcie miesiąca, przyjmowanie zamówień, obsługa reklamacji, windykacja i raportowanie dla zarządu. Zakres dopasowujemy do branży i tego, co zgłosi właściciel.
Gwarancja zwrotu
Audyt ma stałą cenę, znaną przed startem. Jeśli nie wskażemy oszczędności wartych co najmniej dziesięciokrotność tej ceny, zwracamy opłatę. Ryzyko tego, że w Twojej firmie nie ma czego automatyzować, bierzemy na siebie.
Po audycie nie musisz z nami dalej pracować. Jeśli zdecydujesz się na wdrożenie, kolejny krok to pilot przez 90 dni na jednym procesie, z połową wynagrodzenia płatną po osiągnięciu miernika. Potem rozwinięcie, częściowo rozliczane od zmierzonych oszczędności.
Najczęściej po audycie właściciel wie więcej niż przed nim, nawet jeśli nie zdecyduje się na automatyzację. Widzi, ile naprawdę kosztuje zamknięcie miesiąca i które procesy blokują wzrost firmy.
Bezpieczeństwo danych podczas audytu
- Dostęp tylko do odczytu, na czas audytu.
- Umowa powierzenia przetwarzania danych przed startem.
- Dane przetwarzane w Unii Europejskiej, zgodnie z RODO i AI Act.
- Nie wymieniamy ERP i nie proponujemy tego w raporcie. Pracujemy na enova365, Comarch Optima i XL, Symfonii, Subiekcie, SAP Business One i innych.
Kto prowadzi audyt
Audyt automatyzacji procesów nadzoruje założyciel firmy, przedsiębiorca, który najpierw zautomatyzował księgowość, obsługę zamówień i rozliczenia we własnej grupie firm. Dlatego patrzymy na proces jak właściciel: ile kosztuje, kto za niego odpowiada i co się stanie, gdy automat się pomyli.
Audyt kończymy spotkaniem, na którym omawiamy raport z zarządem. Odpowiadamy na pytania o każdą kwotę i pokazujemy, skąd się wzięła.