Rozliczanie prowizji to praca dla kilku osób
Każde towarzystwo przysyła raport prowizyjny w innym formacie. Jedno w Excelu, drugie w PDF-ie, trzecie udostępnia plik w portalu. Kolumny się różnią, numery polis bywają zapisane inaczej, a korekty i storna przychodzą miesiące później. Ktoś musi to wszystko zebrać, porównać z własnym rejestrem polis i policzyć, ile należy się agencji i każdemu agentowi.
W agencji lub multiagencji z kilkunastoma towarzystwami i siecią agentów to często kilka osób zajętych wyłącznie arkuszami. Błędy wychodzą dopiero wtedy, gdy agent upomni się o swoją prowizję albo gdy towarzystwo nie zapłaci za polisę, której nikt nie sprawdził.
Prowizje z raportów towarzystw rozliczane same
Automat pobiera raporty prowizyjne ze wszystkich źródeł i sprowadza je do jednego układu. Dopasowuje każdą pozycję do polisy w rejestrze agencji, sprawdza stawkę z umowy agencyjnej i pokazuje różnice: polisa sprzedana, a prowizji brak, stawka niższa niż w umowie, storno bez uzasadnienia.
- raporty z Excela, PDF i portali w jednym formacie,
- dopasowanie do polis po numerze, kliencie i dacie,
- kontrola stawek z umów z towarzystwami,
- lista niezapłaconych prowizji do upomnienia się.
Rozliczanie prowizji przestaje być zgadywaniem. Agencja wie, ile towarzystwo jest winne, i ma to czarno na białym przed rozmową z opiekunem.
Faktury prowizyjne i wypłaty dla agentów
Gdy rozliczenie z towarzystwem jest gotowe, automat przygotowuje faktury prowizyjne do bufora w systemie księgowym. Za cały miesiąc, na jedno polecenie. Równolegle liczy prowizje dla agentów i współpracowników według ich umów, z uwzględnieniem progów, nadprowizji i potrąceń za storna.
Każdy agent może dostać zestawienie, z którego widać, za które polisy dostaje pieniądze. To kończy spory o niezafakturowane składki i ręczne wyjaśnienia. Przelewy do agentów automat przygotowuje w paczce, ale nie wysyła ich sam. Zatwierdza je osoba uprawniona w agencji.
Odnowienia, dokumenty i obsługa klienta
Po prowizjach automatyzacja agencji ubezpieczeniowej obejmuje zwykle kolejne obszary. Automat pilnuje terminów odnowień i przygotowuje przypomnienia dla klientów. Porządkuje dokumenty, które przychodzą mailem: polisy, aneksy, wnioski, potwierdzenia płatności, i przypisuje je do właściwego klienta. Odpowiada na proste pytania, a te wymagające decyzji przekazuje agentowi.
Nie oceniamy klientów ani pracowników algorytmem. Nie podejmujemy decyzji o ofercie za agenta. Automat zbiera i porządkuje dane, a doradza człowiek, zgodnie z zasadami dystrybucji ubezpieczeń.
Automatyzacja agencji ubezpieczeniowej: od czego zacząć
Najlepszy pierwszy krok to jedno lub dwa towarzystwa, z którymi agencja ma największy obrót prowizyjny. Na nich automat uczy się układu raportów i wzorców dopasowania do polis. Miernikiem jest odsetek pozycji rozliczonych bez ręcznej poprawki i kwota wyłapanych rozbieżności.
- Etap 1: raporty prowizyjne największych towarzystw i kontrola stawek.
- Etap 2: pozostałe towarzystwa, faktury prowizyjne i rozliczenia agentów.
- Etap 3: odnowienia, dokumenty klientów i poranny raport dla zarządu.
Po pierwszym kwartale agencja wie dokładnie, ile godzin zeszło z ludzi i ile pieniędzy odzyskała od towarzystw. Na tej podstawie decyduje o kolejnych krokach.
Ile to jest warte i jak zaczynamy
Oszczędność liczymy na Twoich danych. Mechanizm ma dwie części. Pierwsza to etaty: ile osób przy rozliczaniu prowizji i ile kosztuje ich praca. Druga to pieniądze, które dziś przepadają, bo nikt nie wyłapał niezapłaconej prowizji albo błędnej stawki. Tę drugą część pokazujemy w audycie na konkretnych pozycjach.
Audyt automatyzacji trwa dwa tygodnie, ma stałą cenę i gwarancję zwrotu. Pilot to 90 dni na jednym procesie, zwykle rozliczaniu prowizji, z połową wynagrodzenia po osiągnięciu miernika. Dalej rozwijamy kolejne procesy, rozliczane częściowo od zmierzonych oszczędności.
Nie wymieniamy systemu agencyjnego ani księgowego. Dane zostają w Unii, z umową powierzenia, zgodnie z RODO i AI Act. Kod zostaje u Ciebie. Najpierw zrobiliśmy to we własnej grupie firm handlowo-usługowych, więc rozliczenia prowizji i obieg dokumentów znamy od środka.