Gdzie w hurtowni uciekają pieniądze
W dystrybucji B2B marża jest cienka, a koszty biura rosną razem z liczbą klientów. Każde nowe zamówienie to ktoś, kto otwiera maila, czyta PDF albo zdjęcie listy, szuka indeksów w ERP i wpisuje pozycje. Każda faktura od dostawcy to kolejne przepisanie. Każdy klient, który płaci po terminie, to pieniądze zamrożone w należnościach.
W hurtowni z obrotem kilkudziesięciu milionów złotych przy samym przenoszeniu danych pracuje zwykle kilka osób. Nikt ich nie zatrudnił do przepisywania. Tak po prostu wyszło, bo firma rosła szybciej niż procesy.
- handlowcy i biuro obsługi przepisują zamówienia z maili, PDF-ów i Excela,
- księgowość wprowadza faktury zakupowe i paruje je z dostawami,
- nikt systematycznie nie przypomina o zaległych płatnościach,
- zamówienia do dostawców powstają z pamięci, a nie z rotacji towaru.
Zamówienia z maila do ERP bez przepisywania
To najczęstszy pierwszy proces, od którego zaczyna się automatyzacja hurtowni. Automat czyta skrzynkę zamówień, rozpoznaje klienta, odczytuje pozycje z treści maila, PDF-a albo arkusza i dopasowuje je do kartoteki towarów, także wtedy, gdy klient używa własnych nazw i kodów. W ERP powstaje zamówienie w buforze. Pracownik widzi je obok oryginału i zatwierdza jednym kliknięciem.
Gdy automat nie jest pewny, na przykład indeks pasuje do dwóch towarów albo cena odbiega od cennika klienta, zaznacza to i pyta. Każdą poprawkę zapamiętuje, więc ten sam błąd nie wraca. Klient dostaje potwierdzenie z terminem w kilka minut, a nie następnego dnia.
Faktury dostawców, KSeF i rozrachunki
Faktury zakupowe przychodzą dziś przez KSeF, mailem i na papierze. Automat pobiera je ze wszystkich źródeł, dopasowuje do zamówienia i przyjęcia magazynowego, sprawdza ilości i ceny, a w ERP zakłada dokument z dekretem. Rozbieżności, czyli brakująca dostawa, inna cena, podwójna faktura, trafiają na listę do wyjaśnienia, a nie do zapłaty.
Wyciągi bankowe rozliczają się z należnościami same, także wtedy, gdy klient płaci jednym przelewem za kilka faktur albo wpisuje w tytule coś niezrozumiałego. Przelewy do dostawców automat przygotowuje w paczce, ale nie wysyła. Zatwierdza je człowiek.
Windykacja i zakupy z danych, a nie z nosa
Windykacja w dystrybucji B2B rzadko jest problemem prawnym. Częściej nikt nie ma czasu wysłać przypomnienia na czas. Automat pilnuje terminów, wysyła uprzejme przypomnienia w Twoim tonie, eskaluje do handlowca, gdy klient nie odpowiada, i pokazuje, komu wstrzymać wydania. Pieniądze wracają szybciej, a handlowiec nie musi być windykatorem.
Po stronie zakupów automat liczy rotację, sezonowość i stany, a potem proponuje zamówienia do dostawców. Kupiec dostaje gotową listę z uzasadnieniem i decyduje. Mniej towaru leży na półce, mniej brakuje tego, co schodzi.
- Zamówienia: z maila, PDF i Excela prosto do bufora ERP.
- Faktury: z KSeF i maila, sparowane z dostawą.
- Należności: przypomnienia i blokady bez ręcznego pilnowania.
- Zakupy: propozycje zamówień z rotacji.
Automatyzacja hurtowni krok po kroku
Nie zaczynamy od wszystkiego naraz. W typowej hurtowni kolejność wynika z liczb z audytu, ale zwykle wygląda podobnie. Najpierw proces, który zjada najwięcej godzin, czyli zamówienia od klientów. Potem faktury dostawców i rozliczenia bankowe, bo tam są błędy kosztujące pieniądze. Na końcu zakupy z rotacji, bo wymagają kilku miesięcy czystych danych.
- Miesiąc 1–3: zamówienia z maila do ERP, z miernikiem odsetka zamówień bez poprawek.
- Miesiąc 4–6: faktury zakupowe, KSeF i wyciągi.
- Miesiąc 7–9: windykacja, propozycje zamówień do dostawców i kokpit dla zarządu.
Po każdym etapie widać, ile godzin zeszło z ludzi. Dopiero wtedy idziemy dalej.
Jak liczymy oszczędność i jak pracujemy
Nie obiecujemy z góry procentów. Liczymy na Twoich danych: ile zamówień i faktur miesięcznie, ile minut na sztukę, ilu ludzi to robi i ile kosztuje ich etat. Do tego dochodzą pieniądze w należnościach po terminie i w zapasie, który nie rotuje. Mechanizm jest prosty: liczba etatów przy przepisywaniu razy pełny koszt etatu, plus koszt kapitału zamrożonego w należnościach i towarze.
Zaczynamy od audytu automatyzacji: dwa tygodnie, stała cena, dostęp tylko do odczytu. Jeśli nie znajdziemy oszczędności, zwracamy opłatę. Potem pilot jednego procesu przez 90 dni, z połową wynagrodzenia płatną dopiero po osiągnięciu uzgodnionego miernika. Dalsze procesy rozliczamy częściowo od zmierzonych oszczędności.
Nie wymieniamy Twojego ERP ani WMS. Dokładamy warstwę, która z nim pracuje. Dane zostają w Unii, z umową powierzenia, zgodnie z RODO i unijnym aktem o AI. Kod zostaje u Ciebie. Najpierw zrobiliśmy to we własnej grupie firm handlowo-usługowych, więc automatyzacja hurtowni to dla nas codzienna praca, a nie slajd.