Dlaczego obieg faktur warto zautomatyzować właśnie teraz
Od 2026 roku KSeF jest obowiązkowy. Faktury ustrukturyzowane przychodzą w jednym formacie, z kompletem danych. To najlepszy moment, żeby przestać je drukować, skanować i przepisywać. Jednocześnie część dokumentów nadal przychodzi mailem: faktury zagraniczne, noty, rachunki, potwierdzenia. Firma potrzebuje jednego obiegu dla wszystkiego.
Nasza automatyzacja obiegu faktur łączy oba źródła. Automat pobiera faktury kosztowe z KSeF, czyta załączniki z maila i skany, rozpoznaje dostawcę, a potem zapisuje dokument w Twoim ERP.
KSeF nie rozwiązuje problemu sam. Faktura jest w systemie Ministerstwa Finansów, ale ktoś nadal musi ją pobrać, opisać, przypisać do kosztu i zatwierdzić. W wielu firmach po wejściu KSeF zmieniło się tylko to, że zamiast skanu księgowa otwiera plik XML.
Jak działa automatyzacja obiegu faktur kosztowych
- Pobranie: KSeF, dedykowana skrzynka na faktury, skaner.
- Odczyt: dla PDF-ów i skanów OCR faktur połączony z modelem językowym, który rozumie układ dokumentu, a nie tylko pola w szablonie.
- Dopasowanie: do zamówienia, przyjęcia towaru, umowy lub zlecenia. Rozbieżności w ilości i cenie są oznaczane.
- Opis i dekret: według wzorców z Twojej firmy, z miejscem powstania kosztu.
- Akceptacja: faktura trafia do właściwej osoby, nie do wszystkich naraz.
- Płatność: przygotowana paczka przelewów z terminami i skontami. Wysyła ją człowiek.
OCR faktur to za mało
Klasyczny OCR faktur odczytuje numer, datę i kwoty. Nie wie, czy faktura dotyczy zamówienia z zeszłego tygodnia, czy to duplikat, ani na które konto ją zaksięgować. Dlatego sam odczyt rzadko zdejmuje pracę z ludzi.
My dokładamy kontekst. Automat zna Twoich dostawców, historię ich faktur i to, jak księgowa opisywała je wcześniej. Gdy coś odbiega od wzorca, nie zgaduje. Oznacza dokument jako niepewny i zostawia go człowiekowi.
Z czasem lista dokumentów oznaczonych jako niepewne się kurczy. Każda poprawka księgowej uczy automat, jak opisywać danego dostawcę, więc po kilku miesiącach większość faktur przechodzi z wysoką pewnością.
Co zyskuje firma
Ręczny obieg faktur to zwykle kilka osób, papierowe obiegówki albo maile z prośbą o akceptację. Faktury giną, terminy mijają, ta sama faktura bywa zapłacona dwa razy. Przy pełnym koszcie etatu biurowego rzędu 110–170 tys. zł rocznie każda godzina przepisywania ma konkretną cenę.
- Faktura jest w systemie tego samego dnia, w którym przyszła.
- Zarząd widzi zobowiązania na bieżąco, nie po zamknięciu miesiąca.
- Skonta nie przepadają, a podwójne płatności są wychwytywane przed przelewem.
Najwięcej zyskują firmy z dużą liczbą drobnych faktur kosztowych: hurtownie, spedycja i transport, sieci sklepów, firmy z flotą. Tam każda faktura podwykonawcy musi zostać dopasowana do zlecenia, a ręczne sprawdzanie zajmuje najwięcej czasu.
Zasady, których się trzymamy
Automatyzacja obiegu faktur dotyka pieniędzy, więc zasady są stałe. Automat proponuje, człowiek zatwierdza. Przelewy nigdy nie wychodzą same. Nie wymieniamy ERP: działamy na enova365, Comarch Optima i XL, Symfonii, Subiekcie, SAP Business One i innych. Dane przetwarzamy w Unii, na podstawie umowy powierzenia, zgodnie z RODO i AI Act. Kod zostaje u Ciebie.
Ten obieg najpierw zbudowaliśmy we własnej grupie firm. Dopiero gdy działał tam codziennie, zaczęliśmy go wdrażać u innych.
Każda faktura ma pełną historię: skąd przyszła, co odczytał automat, kto ją zatwierdził i kiedy. Przy kontroli podatkowej czy audycie finansowym ta historia jest gotowa od ręki.
Od audytu do działającego obiegu
Zaczynamy od audytu automatyzacji: dwa tygodnie, stała cena, gwarancja zwrotu, jeśli nie wskażemy oszczędności co najmniej dziesięć razy większych niż cena. Potem 90 dni pilotażu na fakturach kosztowych, z miernikiem ustalonym z góry. Połowę wynagrodzenia płacisz po jego osiągnięciu.